d.d. september 2017

1. Algemene bepalingen en toepasselijkheid

Deze leveringsvoorwaarden zijn tevens op onze website www.samaya.nl terug te vinden.

1.1 Deze leveringsvoorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen, aanbiedingen, opdrachten, overeenkomsten en de daaruit voortvloeiende verleende horecadiensten en horecaovereenkomsten.

1.2 Indien deze leveringsvoorwaarden afwijken van en/of tegenstrijdig zijn aan de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) opgesteld door de Koninklijk Horeca Nederland, prevaleren deze leveringsvoorwaarden.

1.3 Indien in voorkomende gevallen deze  leveringsvoorwaarden niet sluitend/dekkend zijn, zijn de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) opgesteld door de Koninklijk Horeca Nederland van toepassing. Deze liggen bij ons ter inzage, zijn online te vinden op www.khn.nl/uvh-nl en worden op verzoek onverwijld kosteloos toegezonden.

1.4 Onze voorwaarden zijn bindend voor iedereen die van onze diensten gebruik maakt. Andere voorwaarden worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2. Rangorde

Als leveringsvoorwaarden geldt de volgende rangorde:

  1. Reservering(bevestiging)
  2. Optiebevestiging
  3. Offerte
  4. Prijsopgave/-aanbieding
  5. Leveringsvoorwaarden
  6. Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH)

3. Reserveren voor een groep

Bij een boeking voor een groep kunt u een minimum en een maximum aantal personen opgeven. Het verschil tussen het minimaal aantal personen en het maximaal aantal personen kan niet groter zijn dan 4 personen, tenzij anders is overeen-gekomen.

Elke aanvraag voor een optie en/of reservering wordt door ons per e-mail bevestigd. Graag ontvangen wij uw akkoord per e-mail retour.

4. Verlengde optie

De verlengde optie is komen te vervallen.

In die voorkomende gevallen waar vanuit het verleden gebruik gemaakt werd van de verlengde optiemogelijkheid, kunnen daaraan geen rechten ontleend worden voor nieuwe boekingen tenzij  daar voor die specifieke offerte nadrukkelijk en specifiek eenmalige vooraf afspraken zijn gemaakt. In dat geval wordt dat tevens als zodanig op de prijsopgave/-aanbieding, offerte, optiebevestiging en/of reservering(bevestiging) vermeld. Daarbij geldt voorts  dat de administratiekosten hiervoor € 250,- bedragen, welke bij doorgang van de activiteit in mindering gebracht worden op de totaalfactuur.

5. Aangeven van specifieke wensen

Om uw verblijf zo goed mogelijk te kunnen voorbereiden vragen wij u d.m.v. een invulformulier, dat wij u uiterlijk 5 weken van te voren toesturen, uw specifieke wensen m.b.t. onder andere maaltijden en de inrichting van de zaal aan ons door te geven. Indien groepsleden / deelnemers om medische redenen een bepaald dieet moeten volgen kunt u dit op het genoemde formulier aangeven. Wij ontvangen dit formulier graag volledig ingevuld uiterlijk 4 weken voor de bijeenkomst retour.

Ondien u met uw groep wilt werken bet bijvoorbeeld verf, klei, massage-olie, water e.d. en/of kaarsen, waxinelichtjes e.d. wilt gebruiken, verzoeken wij u daarover vooraf met ons te overleggen.

6. Extra informatie slaapkamer

De slaapkamers zijn op de dag van aankomst vanaf ca. 13.00 uur beschikbaar en dienen op de dag van vertrek om 9.00 uur leeg te zijn. Na overleg vooraf kunnen wij hier in sommige gevallen van afwijken. Indien u wijzigingen in uw reservering wenst, b.v. 1 persoonskamers i.p.v. meerpersoonskamers, dan horen wij dat graag zo spoeding mogelijk zodat wij kunnen bekijken of deze kamers beschikbaar zijn.


7. Annuleringsregeling

Wij hanteren de volgende annuleringstermijnen:

Termijn voor aanvangsdatum activiteit Annuleringskosten
tot 3 maanden kosteloos
3 maanden tot 2 maanden 15 % van totaal reserveringsbedrag
2 maanden tot 1 maand 35 % van totaal reserveringsbedrag
1 maand tot 14 dagen 60 % van totaal reserveringsbedrag
14 dagen tot 7 dagen 85 % van totaal reserveringsbedrag
7 dagen of minder 100 % van totaal reserveringsbedrag

Wij hanteren voor het totaal reserveringsbedrag de op de reserveringsbevestiging aangegeven minimum aantal deelnemers. Indien u de geplande activiteit verplaatst naar een andere datum binnen 3 maanden na de geannuleerde reservering, dan wordt 30% van de in rekening gebrachte annuleringskosten in mindering gebracht op de factuur van het nieuwe verblijf bij Samaya.

Tot 48 uur voor aankomst heeft u de gelegenheid om het aantal personen kosteloos met 1 à 2 gasten te verminderen.

Bij het afmelden van 2 gasten korter dan 48 uur voor aankomst, wordt 50% van de kosten in rekening gebracht. Bij afmelding van meer dan 2 personen brengen wij het percentage van de kosten in rekening conform bovenstaande annuleringsregeling.

8. Afrekenen van gebruikte dranken

U kunt bij ons diverse dranken nuttigen, met en zonder alcohol. De groepsleden / deelnemers kunnen de door hen genuttigde drankjes bijhouden op een door Samaya verstrekte turflijst en deze afrekenen op de dag van vertrek. Wanneer de tijdens het verblijf genuttigde dranken op rekening komen van de opdrachtgever, worden deze gefactureerd op basis van nacalculatie. U kunt uw keuze vooraf aangeven op het formulier dat wij u vooraf toesturen en waarop u uw specifieke wensen kenbaar kunt maken..

9. Betaling

Voor alle facturen geldt een betalingstermijn van 14 dagen, tenzij wij anders zijn overeengekomen. Contant betalen of pinnen bij Samaya is mogelijk. Visa en Mastercard worden ook geaccepteerd.

Indien u wenst dat de deelnemers van een groepsreservering hun verblijf individueel afrekenen dan wordt de prijs met € 8,00 p.p. verhoogd in verband met extra administratiekosten.

10. Communicatie

Indien u akkoord gaat met een bevestiging voor een reservering en met de bijbehorende Leveringsvoorwaarden zullen wij u via onze periodieke Nieuwsbrief op de hoogte houden van ontwikkelingen met betrekking tot Samaya. Indien u daar geen gebruik van wens te maken kunt u zich na ontvangst van de eerstvolgende Nieuwsbrief eenvoudig digitaal afmelden.

Naar onze prijzen