LEVERINGSVOORWAARDEN
dd mei 2016
1: Reserveren voor een groep
Bij een boeking voor een groep kunt u een minimum en een maximum aantal personen opgeven. Het verschil tussen het minimaal aantal personen en het maximaal aantal personen kan niet groter zijn dan 4 personen, tenzij anders is overeengekomen.
Elke aanvraag voor een optie en/of reservering wordt door ons per e-mail bevestigd. Graag ontvangen wij uw akkoord per e-mail retour.

2: Verlengde optie
Onze normale optietermijn bedraagt 2 weken. Uit ervaring blijkt dat het voor sommige klanten lastig is om al in een vroeg stadium te weten of er genoeg deelnemers zullen zijn om een training door te laten gaan. Samaya biedt u daarom de mogelijkheid de optietermijn te verlengen tot 6 weken voor aanvang van het verblijf. Tot dan kunt u alsnog kosteloos annuleren of definitief reserveren. Mochten wij vóór afloop van uw verlengde-optietermijn een andere aanvraag voor een reservering voor dezelfde datum krijgen, dan nemen wij contact met u op. U heeft dan 24 uur de tijd om te beslissen of u definitief reserveert met in achtneming van onderstaande annuleringsregeling óf af ziet van de optie.
Wanneer u gebruik wilt maken van de verlengde-optie regeling, kunt u dit aangeven met een reply op de optiebevestigings-mail van Samaya, waarna u een bevestiging met bijgesloten factuur ontvangt van € 50,00 administratiekosten.
De verlengde optieregeling is niet van toepassing in situaties waarbij de opdrachtgever het gehele gebouw en/of alle gastenkamers in optie wenst te nemen.

3: Annuleringsregeling
Wij hanteren de volgende annuleringstermijnen:
Tot 3 maanden voor de bijeenkomst kunt u kosteloos annuleren. Tot 2 maanden voor de bijeenkomst brengen wij 15% van het reserveringsbedrag in rekening. Tot 1 maand voor de bijeenkomst brengen wij 35% van het reserveringsbedrag in rekening. Tot 2 weken voor de bijeenkomst brengen wij 60% van het reserveringsbedrag in rekening. Tot 1 week voor de bijeenkomst brengen wij 85% van het reserveringsbedrag in rekening.
Bij een annulering binnen een week voor de reserveringsdatum zullen wij het gehele reserveringsbedrag als annuleringskosten in rekening brengen. Wij hanteren daarbij het op de reserveringsbevestiging aangegeven minimum aantal deelnemers. Indien u de geplande activiteit verplaatst naar een andere datum binnen 3 maanden na de geannuleerde reservering, dan wordt 30% van de in rekening gebrachte annuleringskosten in mindering gebracht op de factuur van het nieuwe verblijf bij Samaya.
Tot 48 uur voor aankomst heeft u de gelegenheid om het aantal personen kosteloos met 1 à 2 gasten te verminderen. Bij het afmelden van 2 gasten korter dan 48 uur voor aankomst, wordt 50% van de kosten in rekening gebracht. Bij afmelding van meer dan 2 personen brengen wij het percentage van de kosten in rekening conform bovenstaande annuleringsregeling.

4: Aangeven van specifieke wensen
Om uw verblijf zo goed mogelijk te kunnen voorbereiden vragen wij u d.m.v. een invulformulier, dat wij u uiterlijk 5 weken van te voren toesturen, uw specifieke wensen m.b.t. onder andere maaltijden en de inrichting van de zaal aan ons door te geven. Indien groepsleden / deelnemers om medische redenen een bepaald dieet moeten volgen kunt u dit op het genoemde formulier aangeven. Wij ontvangen dit formulier graag volledig ingevuld uiterlijk 4 weken voor de bijeenkomst retour.

5: Extra informatie slaapkamer
Indien uw reservering gebaseerd is op basis van volledige verzorging en meer-persoons kamers en u wilt in plaats daarvan een aantal 1-persoons kamers dan horen wij dat graag zo spoedig mogelijk zodat wij kunnen bekijken of de gewenste 1-persoons kamers ook daadwerkelijk beschikbaar zijn..
De slaapkamers zijn op de dag van aankomst vanaf ca. 13.00 uur beschikbaar en dienen op de dag van vertrek om 9.00 uur leeg te zijn. Na overleg vooraf kunnen wij hier in sommige gevallen van afwijken.

7: Business Dining
Wanneer u uw bijeenkomst niet wilt onderbreken voor een maaltijd in onze eetkamer, kunt u (tot 12 personen) kiezen voor Private Dining. Wij dekken een eettafel in de zaal van de bijeenkomst of in een andere aparte ruimte en serveren daar uw maaltijd(en). Voor deze service rekenen wij een toeslag van € 20,00 per persoon per maaltijd. Informeert u bij de receptie naar de mogelijkheden.

8: Afrekenen van gebruikte dranken
U kunt bij ons diverse dranken nuttigen, met en zonder alcohol. De groepsleden / deelnemers kunnen de door hen genuttigde drankjes bijhouden op een door Samaya verstrekte turflijst en deze afrekenen op de dag van vertrek.
Wanneer de tijdens het verblijf genuttigde dranken op rekening komen van de opdrachtgever, worden deze gefactureerd op basis van nacalculatie. U kunt uw keuze vooraf aangeven op het formulier dat wij u vooraf toesturen en waarop u uw specifieke wensen kenbaar kunt maken..

10: Betaling
Voor alle facturen geldt een betalingstermijn van 14 dagen, tenzij wij anders zijn overeengekomen. Contant betalen of pinnen bij Samaya is mogelijk, betalen met een credit card is niet mogelijk.
Indien u wenst dat de deelnemers van een groepsreservering hun verblijf individueel afrekenen dan wordt de prijs met € 8,00 pp verhoogd in verband met extra administratiekosten.

11: Communicatie
Indien u akkoord gaat met een bevestiging voor een reservering en met de bijbehorende Leveringsvoorwaarden zullen wij u via onze periodieke Nieuwsbrief op de hoogte houden van ontwikkelingen met betrekking tot Samaya. Indien u daar geen gebruik van wens te maken kunt u zich na ontvangst van de eerstvolgende Nieuwsbrief eenvoudig digitaal afmelden.

Naar onze prijzen