Covid-19 en onze 1,5 meter maatregelen 

(updated op 17 november om 19:30 uur n.a.v. eerdere noodverordening 14-10, destijds overleg Rijksoverheid, KHN en BOA van Gemeente Bunnik)

Op grond van onze hotel- en congresfunctie worden alleen dag- of meerdaagse activiteiten met een educatief en/of zakelijk karakter gefaciliteerd (geen ‘feestelijke/vermaak’), Omdat Samaya alleen gasten met een vroegtijdige reservering ontvangt, vallen wij niet in de categorie publiek toegankelijke ruimte/ openbaar gebouw.

Om onze gasten veilig te kunnen ontvangen, hebben wij een 1,5 meter protocol gemaakt op basis van de landelijke richtlijnen van de Rijksoverheid, de protocollen van de Koninklijke Horeca Nederland, het protocol richtlijnen koorsector en de regionale noodverordening van de VeiligheidsRegio Utrecht (VRU).

Ons pand is ruim van opzet en met weinig heeft amper aanpassingen nodig om voldoende afstand te waarborgen. Zo zijn de gangen 3 meter breed en geschikt om elkaar probleemloos op 1,5 meter te passeren. Bij de maaltijden zullen wij de trainers om flexibiliteit qua tijd en locatie verzoeken om iedereen veilig te kunnen laten eten en om in de gelegenheid te zijn om de ruimte tussendoor te kunnen reinigen. Wij zullen in overleg met elkaar naar een veilige en passende oplossing zoeken, afgestemd op de behoefte van de groep en de mogelijkheden op dat moment. Soms zal dit resulteren in maaltijd in 2 shifts, maar ook een maaltijd in eigen zaal is mogelijk.

Verder zijn alle zalen (behalve de Kapel & Zuidhof) uitgerust met een afzuigsysteem dat reageert op een te hoog CO2-gehalte in de lucht en/of ventilatieroosters. Hierdoor waarborgen we (automatisch) voldoende ventilatie en daarmee de afvoer van schadelijke aerosolen in de lucht. Uiteraard kan er (extra) geventileerd worden met de talrijke openslaande ramen en deuren. Ook wordt de lucht in de publieke ruimtes zoals de woon- en eetkamer middels mechanische ventilatie automatisch ververst en wordt er regelmatig (tussen elke shift) gelucht.

Veiligheid voor onze gasten en medewerkers is momenteel onze belangrijkste drijfveer. Mede daarom hebben we mondkapjes tijdens verplaatsingen in de publieke ruimtes verplicht gesteld. In uw zaal en zodra u zit, heeft u hier dus geen hinder van.

Wij hebben de praktische invulling van de 1,5 meter maatregelen met onze medewerkers uit gewerkt en hen zo goed mogelijk voorbereid op deze nieuwe situatie.

1,5 meter protocol

Communicatie & registratie

  • maximaal 30 personen per ruimte. Tijdens ontvangst, de eetmomenten de (koffie)breaks en in de avonden wordt hier actief op gestuurd en gespreid binnen de (publieke/openbare) ruimtes
  • in de buitenruimte zijn groepjes van maximaal 4 personen toegestaan
  • 1,5 meter protocol beschikbaar stellen aan gasten (vooraf per mail aan trainers/individuele gasten, in het pand op het prikbord, in zalen en in slaapkamers)
  • er worden alleen maaltijden geserveerd aan verblijvende gasten en deelnemers aan een dagbijeenkomst (geen gasten van ‘buiten’)
  • vooraf toesturen van het ventilatie- en verwarmingsprotocol met specifieke aanbevelingen voor de betreffende vergaderruimte aan de trainer tijdens het ‘stookseizoen’
  • registratie van gasten (naam en contactgegevens) op vrijwillige basis. Deze gegevens worden na 30 dagen vernietigd
  • triage (gezondheidscheck) bij aankomst van alle bezoekers,
  • welkomspraatje door receptie bij iedere groep met extra aandacht voor de veiligheidsmaatregelen gedurende het bezoek
  • notificaties in het gebouw op cruciale plekken
  • specifieke instructie aan trainer en afstemming met trainer om veiligheid van groep te waarborgen

Hygiëne

  • frequente reiniging raakvlakken (deurknoppen, lichtschakelaars, kranen, koffieautomaat e.d.)
  • extra schoonmaakrondes toiletruimtes
  • reiniging meubilair na iedere maaltijd (tafels en stoelen)
  • betalingen zoveel mogelijk contactloos of per pin
  • desinfecterende middelen op diverse locaties in het pand beschikbaar voor extra persoonlijke (hand)hygiëne

tijdens uw bezoek / verblijf

  • notificaties in het pand om 1,5 meter afstand te houden
  • tijdens verplaatsingen in de openbare ruimtes is het dragen van mondmaskers verplicht
  • duidelijke aanduidingen hoeveel mensen er gelijktijdig in publieke ruimtes zoals toiletgroepen mogen
  • nieuwe indelingen zalen, eetkamer, woonkamer met 1,5 meter afstand tussen gasten
  • serveerwijze van maaltijden wordt indien nodig aangepast, zodat er voldoende afstand gehouden kan worden en onnodige verplaatsingen worden vermeden
  • de maaltijden worden zodanig (uit)geserveerd dat er ten alle tijden 1,5 meter gewaarborgd blijft en contact met opschepbestek vermeden wordt
  • spreiding van de ontvangst (tijden spreiden of meer ontvangstlocaties inzetten)
  • kamer uitgifte versoepelen om drukte in hal bij receptie te voorkomen
  • maximum aantal bedden herzien, zodat men ook bij een gedeelde kamer de 1,5 meter afstand kan bewaren.
  • tijdens de ontvangst en koffie-break verplicht met drankje gaan zitten
  • onze gastenkoelkastjes bevatten geen alcoholhoudende dranken meer: tot 20 uur zijn deze wel verkrijgbaar via onze cateringmedewerkers
  • onze receptie zal gasten indien nodig aanspreken op de gezamenlijke verantwoordelijkheid

extra service

  • Indien een activiteit niet kan plaatsvinden in uw hoofdzaal, zullen wij samen met u zoeken naar een alternatief. Soms kan de Kapel voor een oefening ingezet worden of een rustig deel van de tuin
  • Indien mogelijk zullen wij slaapkamers langer ter beschikking stellen, zodat u zo dan gebruik kunt maken van uw eigen ruimte
  • Bij een meerdaags verblijf op een gedeelde kamer zullen wij een extra schoonmaakronde van het sanitair aanbieden
  • Intussen hebben we voor die ruimtes waar dat van toepassing is, de CO2-waarden in de maximale bezetting gemeten. Hieruit komt naar voren dat we ruim onder de nominale waarden van 1.200 PPM uit het Bouwbesluit blijven (en incidenteel < 1.500 PPM), waaruit blijkt dat de automatische ruimte afzuigingen goed functioneren (indien niet handmatig overruled). Deze grafieken zijn desgewenst ter beschikking.

Dringende oproep

Wij doen het dringend verzoek aan al onze gasten om bij klachten (koorts, hoesten, neusverkouden of benauwdheidsklachten) thuis te blijven. Tevens als uw huisgenoten koorts en/of benauwdheidsklachten hebben, wordt u verzocht om thuis te blijven. Mede voor uw veiligheid verwachten we dat ook van onze medewerkers. Samaya kan zich na 2,5 maand leegstand en de maximering van de toegestane bezoekersaantallen geen nieuwe lockdown permitteren, vandaar dat wij om uw medewerking vragen.