LEVERINGSVOORWAARDEN

d.d. november 2018

 1. Algemene bepalingen en toepasselijkheid

Deze leveringsvoorwaarden zijn tevens op onze website www.samaya.nl terug te vinden.

  • 1.1 Deze leveringsvoorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen, aanbiedingen, opdrachten, overeenkomsten en de daaruit voortvloeiende verleende horecadiensten en horecaovereenkomsten.
  • 1.2  Indien deze leveringsvoorwaarden afwijken van en/of tegenstrijdig zijn aan de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) opgesteld door de Koninklijk Horeca Nederland, prevaleren deze leveringsvoorwaarden.
  • 1.3  Indien in voorkomende gevallen deze  leveringsvoorwaarden niet sluitend/dekkend zijn, zijn de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) opgesteld door de Koninklijk Horeca Nederland van toepassing. Deze liggen bij ons ter inzage, zijn online te vinden op www.khn.nl/uvh-nl en worden op verzoek onverwijld kosteloos toegezonden.
  • 1.4 Onze voorwaarden zijn bindend voor iedereen die van onze diensten gebruik maakt. Andere voorwaarden worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
  • 1.5  Een overeenkomst tussen Conferentiecentrum Samaya en de opdrachtgever komt tot stand doordat hetgeen tussen partijen is overeengekomen, door Samaya schriftelijk wordt bevestigd. In het geval de bijkomende diensten in een bijlage worden beschreven (zoals mailcorrespondentie, verblijfdetailformulier e.d.), wordt de bijlage geacht – ook indien deze later tot stand komt, vanaf dat moment – deel uit te maken van de overeenkomst.
  • 1.6   Al de prijsaanbiedingen, offertes, en opties zijn vrijblijvend van aard.

2. Rangorde

Als leveringsvoorwaarden geldt de volgende rangorde:

  1. Reservering(bevestiging)
  2. Optiebevestiging
  3. Offerte
  4. Prijsopgave/-aanbieding
  5. Leveringsvoorwaarden
  6. Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH)

3. Reserveren voor een groep

Bij een boeking voor een groep kunt u een minimum en een maximum aantal personen opgeven. Het verschil tussen het minimaal aantal personen en het maximaal aantal personen kan niet groter zijn dan 4 personen, tenzij anders is overeengekomen.

Elke aanvraag voor een optie en/of reservering wordt door ons per e-mail bevestigd. Graag ontvangen wij uw akkoord per e-mail retour.

4. Verlengde optie

De verlengde optie is komen te vervallen.

In die voorkomende gevallen waar vanuit het verleden gebruik gemaakt werd van de verlengde optiemogelijkheid, kunnen daaraan geen rechten ontleend worden voor nieuwe boekingen tenzij  daar voor die specifieke offerte nadrukkelijk en specifiek eenmalige vooraf afspraken zijn gemaakt. In dat geval wordt dat tevens als zodanig op de prijsopgave/-aanbieding, offerte, optiebevestiging en/of reservering-(bevestiging) vermeld. Daarbij geldt voorts  dat de administratiekosten hiervoor € 250,- bedragen, welke bij doorgang van de activiteit in mindering gebracht worden op de totaalfactuur.

5. Extra informatie slaapkamer

De slaapkamers zijn op de dag van aankomst vanaf ca. 13.00 uur beschikbaar en dienen op de dag van vertrek om 9.00 uur weer volledig beschikbaar te zijn voor ons huishoudteam. Na overleg vooraf kunnen wij hier in sommige gevallen van afwijken. Indien u wijzigingen in uw reservering wenst, b.v. 1 persoonskamers i.p.v. meerpersoonskamers, dan horen wij dat graag zo spoeding mogelijk zodat wij kunnen bekijken of deze kamers beschikbaar zijn.

6. Aangeven van specifieke wensen

Om uw verblijf zo goed mogelijk te kunnen voorbereiden vragen wij u d.m.v. een invulformulier, dat wij u uiterlijk 5 weken van te voren toesturen, uw specifieke wensen aan ons door te geven. Het betreft hier o.a.

  • maaltijden,
  • tijden aanvang en einde activiteiten (mede i.v.m. instellen verwarming gedurende stookseizoen),
  • de inrichting van de zaal,
  • Indien groepsleden / deelnemers om medische redenen een bepaald dieet moeten volgen kunt u dit op het genoemde formulier aangeven. Samaya doet haar uiterste best de diëten zo goed mogelijk te verwerken, maar kan kruisbesmetting nooit uitsluiten en is niet aansprakelijk voor eventuele gevolgen.
  • indien u met uw groep wilt werken met bijvoorbeeld verf, klei, massage-olie, water en/of kaarsen, waxinelichtjes e.d. wilt gebruiken, verzoeken wij u daarover vooraf met ons te overleggen.

Wij ontvangen dit formulier graag volledig ingevuld uiterlijk 4 weken voor de bijeenkomst retour in verband met inkopen en planning.

7. Extra informatie zalen algemeen

De zalen zijn op de dag van aankomst vanaf het door u gereserveerde dagdeel beschikbaar en dienen op de dag van vertrek aan het eind van het gereserveerde dagdeel weer leeg opgeleverd te worden. In principe gelden voor de dagdelen de volgende tijden:

  • Dagdeel ochtend – van 08:00 uur tot 12:30 uur
  • Dagdeel middag – van 13:00 uur tot 17:30 uur
  • Dagdeel avond – van 18:30 uur tot 22:00 uur

In de tussenliggende periodes worden de zalen schoongemaakt en ingericht voor de nieuwe groepen. Na overleg met het receptieteam vooraf kunnen wij hier in sommige gevallen van afwijken.

8. Extra informatie aansprakelijkheid Tuinzaal

De Tuinzaal is voorzien van een licht wollen vloerkleed. De kleur hiervan is op nadrukkelijk verzoek van veel groepen en vanwege de uitstraling in de ruimte zo gekozen. Er wordt in deze zaal veel lichaams-/grondwerk gedaan. Gezien de grootte van dit karpet is dit een zeer kostbaar kleed en doet het huishoudteam van Samaya zijn uiterste best dit schoon en mooi te houden. Om die redenen zijn dranken (m.u.v. water), voedingsmiddelen, eterische oliën e.d. nadrukkelijk niet toegestaan in deze zaal. Eventuele vlekken veroorzaakt door afwijkingen op dit verbod, zullen op kosten van de organisatie verhaald worden. Dit verhalen kan bestaan uit kosten voor het extern professioneel laten reinigen tot in het uiterste geval vervanging toe. Deze kosten zullen door de meeste verzekeraars op basis van de WA verzekering gedekt worden.

9. Zelf meegebrachte etenswaren en/of dranken

Het is niet toegestaan zelf etenswaren of dranken mee te nemen en te nuttigen, tenzij hier vooraf schriftelijk afspraken over zijn gemaakt.

10. Brandveiligheid

Indien u zelf  in een ruimte kaarsjes, wierook of waxinelichtjes aansteekt, dient u deze nooit onbeheerd achter te laten. Deze moeten altijd in een brandveilige houder geplaatst zijn. Tevens is het niet toegestaan deze achter, nabij of op brandbare plaatsen te zetten. Bijvoorbeeld achter gordijnen/vitrage. Eventuele schades zoals schroeiplekken zullen op de organisatie worden verhaald. Het branden van wierook kan de brandmeldinstallatie activeren. Daarom adviseren wij om geen wierook of zeer spaarzaam te gebruiken.

11. Afrekenen van gebruikte dranken

U kunt bij ons diverse dranken nuttigen, met en zonder alcohol. De groepsleden / deelnemers kunnen de door hen genuttigde drankjes bijhouden op een door Samaya verstrekte turflijst en deze afrekenen op de dag van vertrek. Wanneer de tijdens het verblijf genuttigde dranken op rekening komen van de opdrachtgever, worden deze gefactureerd op basis van nacalculatie. De organisatie kan vooraf aangeven of de dranken op rekening zijn of door de deelnemers zelf afgerekend worden op het formulier dat wij u vooraf toesturen.

12. Annuleringsregeling

Wij hanteren de volgende annuleringstermijnen:

Termijn voor aanvangsdatum activiteit Annuleringskosten
tot 3 maanden kosteloos
3 maanden tot 2 maanden 15 % van totaal reserveringsbedrag
2 maanden tot 1 maand 35 % van totaal reserveringsbedrag
1 maand tot 14 dagen 60 % van totaal reserveringsbedrag
14 dagen tot 7 dagen 85 % van totaal reserveringsbedrag
7 dagen of minder 100 % van totaal reserveringsbedrag

 

Wij hanteren voor het totaal reserveringsbedrag de op de reserveringsbevestiging aangegeven minimum aantal deelnemers. Indien u de geplande activiteit verplaatst naar een andere datum binnen 3 maanden na de geannuleerde reservering, dan wordt 30% van de in rekening gebrachte annuleringskosten in mindering gebracht op de factuur van het nieuwe verblijf bij Samaya.

Tot 48 uur voor aankomst heeft u de gelegenheid om het aantal personen kosteloos met maximaal 2 gasten te verminderen.

Bij het afmelden van 2 gasten korter dan 48 uur voor aankomst, wordt 50% van de kosten in rekening gebracht. Bij afmelding van meer dan 2 personen brengen wij het percentage van de kosten in rekening conform bovenstaande annuleringsregeling.

13. Betaling

Voor alle facturen geldt een betalingstermijn van 14 dagen, tenzij wij anders zijn overeengekomen. Contant betalen of pinnen bij Samaya is mogelijk. Visa en Mastercard worden ook geaccepteerd.

Indien u wenst dat de deelnemers van een groepsreservering hun verblijf individueel afrekenen dan wordt de prijs met € 8,00 p.p. verhoogd in verband met extra administratiekosten.

14. Prijscorrecties

Samaya houdt zich het recht voor prijscorrecties door te voeren in de voorkomende gevallen van:

  • Typefouten in eerder uitgebrachte schriftelijke communicatie
  • De prijs is gebaseerd op het aantal gasten die in de communicatie vermeld staan en voor de aangegeven periode. Indien u met minder gasten, of in een ander tijdsbestek komt kan dit een prijsconsequentie hebben
  • De prijzen zijn excl. toeristenbelasting
  • Dranken worden berekend op basis van nacalculatie tenzij anders schriftelijk overeengekomen
  • Indien de datum van je voorgenomen verblijf ligt in het volgende kalenderjaar, dan behouden wij ons het recht toe om een inflatiecorrectie toe te passen (jaarlijkse indexatie)

U zal altijd voor facturatie op de hoogte gebracht worden van de prijswijzigingen

Naar onze prijzen